LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS ...............
NOMOR : /
/ /
TANGGAL :
TENTANG : PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN
UPT PUSKESMAS ...............
|
|
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
DI LINGKUNGAN UPT PUSKESMAS ...............
A.
PEDOMAN TATA NASKAH SECARA UMUM
1.
Kertas yang digunakan adalah HVS putih 70 gram ukuran
folio/F4 (215 mm x 330 mm).
2.
Naskah dinas diketik menggunakan komputer dengan Page Setup sebagai berikut :
a.
Paper size : Custom size, width : 21,5 cm, Height :
33 cm.
b.
Margins : Top 4 cm, left 4 cm, bottom 2,5 cm dan right 2
cm
c.
Spacing : before 0 pt,
after 0 pt, line spacing single atau 1,5 lines
(Disesuaikan dengan panjang/pendeknya naskah)
d.
Font : bookman old
style ukuran huruf 12, kecuali untuk tabel dapat disesuaikan dengan lebar
kolom dan baris.
3.
Urutan penomoran menggunakan aturan indentasi sebagai
berikut : I, A, 1, a, 1), a), (1), (a), dan apabila masih terdapat sub lagi maka
baru boleh menggunakan bullets.
B.
KOP NASKAH DINAS
Kop naskah
dinas yang berlaku di UPT Puskesmas ............... memuat antara lain :
1.
Lambang daerah Kabupaten ............... ditempatkan dibagian
kiri atas.
2.
Tulisan dengan menggunakan Font : bookman old style rata
tengah (center) dengan urutan dari
atas ke bawah sebagai berikut :
PEMERINTAH
KABUPATEN ............... ( font 14 )
DINAS
KESEHATAN ( font 14)
UPT
PUSKESMAS ............... ( font 14 )
Jl . H.
Soepantho, Desa , Kec ..............., Kab ............... (font 8)
Kode Pos 5 Telp.081
(font 8)
3.
Borders garis bawah : 1,5 pt
4.
Contoh Kop Naskah Dinas :
C.
BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH KEBIJAKAN
Kebijakan adalah Peraturan/ Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala UPT
Puskesmas yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib
dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun pelaksana. Penyusunan Peraturan /
Surat Keputusan harus didasarkan pada peraturan perundangan, baik
undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Daerah,
Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman teknis yang
berlaku seperti yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam
Negeri, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kesehatan Kabupaten. Peraturan/
Keputusan Kepala Puskesmas dapat dituangkan dalam pasal-pasal dalam keputusan
tersebut, atau merupakan lampiran dari peraturan/ Keputusan.
Format Peraturan/ Keputusan dapat disusun sebagai berikut:
1.
Kop Naskah Dinas
2.
Pembukaan (Kepala Naskah) semua ditulis dengan huruf kapital
dan ditulis sistematis, diletakkan di tengah garis margin, meliputi :
a.
Judul : Peraturan
/ Keputusan Kepala UPT Puskesmas ...............
b.
Nomor : ditulis
sesuai sistem penomoran surat di UPT Puskesmas ................
c.
Nama Keputusan : Tentang (dibawahnya diteruskan nama peraturan
/ keputusan)
d.
Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa
e.
Jabatan pembuat peraturan / keputusan
3.
Konsideran, meliputi :
a.
Menimbang:
1)
Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi
latar belakang dan alasan pembuatanperaturan / keputusan.
2)
Huruf awal kata “menimbang” ditulis dengan huruf kapital
diakhiri dengan tanda baca titik dua (:), dan diletakkan di bagian kiri.
3)
Konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan
huruf kecil dan dimulai dengan kata bahwa dengan “b” huruf kecil, dan diakhiri
dengan tanda baca titik koma (;).
b.
Mengingat:
1)
Memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang
memerintahkan pembuat peraturan / keputusan.
2)
Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah
peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi.
3)
Kata “mengingat” diletakkan di bagian kiri sejajar dengan
kata menimbang.
4)
Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan
sesuai dengan hirarki tata perundangan dengan tahun yang lebih awal disebut
lebih dulu, diawali dengan nomor 1, 2,
dan seterusnya, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma (;).
4.
Diktum:
a.
Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf
kapital, serta diletakkan di tengah margin.
b.
Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan
disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, penulisan kata
menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua
( : ).
c.
Nama peraturan / keputusan sesuai dengan judul peraturan
/ keputusan ( kepala naskah), seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri
dengan tanda baca titik (.).
5.
Batang Tubuh
a.
Batang tubuh memuat semua substansi peraturan / keputusan
yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya:
KESATU :
KEDUA :
Dan seterusnya.
b.
Dicantumkan saat berlakunya Peraturan/ Surat Keputusan,
perubahan, pembatalan, pencabutan, ketentuan, dan peraturan lainnya.
c.
Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran Peraturan/
Surat Keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang
menetapkan Peraturan/ Surat Keputusan
.6. Kaki:
Kaki Peraturan/ Surat Keputusan merupakan bagian akhir
substansi yang memuat penandatangan penerapan Peraturan/ Surat Keputusan, pengundangan
peraturan/ Surat keputusan yang terdiri dari :
a.
Tempat dan tanggal penetapan.
b.
Nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (,).
c.
Tanda tangan pejabat.
d.
Nama lengkap pejabat dicetak tebal.
7.
Penandatanganan:
Peraturan/ Surat Keputusan Kepala UPT Puskesmas
ditandatangani oleh Kepala UPT Puskesmas ...............
8.
Lampiran Peraturan/ Surat Keputusan
a.
Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomor
Peraturan/Surat Keputusan
b.
Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh Kepala UPT Puskesmas
................
D. MANUAL MUTU
Manual mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam
maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan
dan dipelihara oleh organisasi. Manual mutu tersebut meliputi :
Kata Pengantar
I.
Pendahuluan
A.
Latar belakang
1.
Profil Organisasi
2.
Kebijakan Mutu
3.
Proses Pelayanan (Proses Bisnis)
B.
Ruang Lingkup
C.
Tujuan
D.
Landasan hukum dan acuan
E.
Istilah dan definisi
II.
Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan
Pelayanan :
A.
Persyaratan umum
B.
Pengendalian dokumen
C.
Pengendalian rekamam
III.
Tanggung Jawab Manajemen :
A.
Komitmen manajemen
B.
Fokus pada sasaran/pasien
C.
Kebijakan mutu
D.
Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan Pencapaiaan Sasaran
Kinerja/Mutu
E.
Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
F.
Wakil Manajemen Mutu/Penanggung Jawab Manajemen Mutu
G.
Komunikasi internal
IV.
Tinjauan Manajemen :
A.
Umum
B.
Masukan Tinjauan Manajemen
C.
Luaran Tinjauan
V.
Manajemen Sumber Daya :
A.
Penyediaan sumber daya
B.
Manajemen sumber daya manuasia
C.
Infrastruktur
D.
Lingkungan kerja
VI.
Penyelenggaraan Pelayanan
A.
Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas :
1.
Perencanaan Upaya Kesehatan Masyarakat, akses dan
pengukuran kinerja
2.
Proses yang berhubungan dengan sasaran :
a.
Penetapan persyaratan sasaran
b.
Tinjauan terhadap persyaratan sasaran
c.
Komunikasi dengan sasaran
3.
Pembelian (jika ada)
4.
Penyelenggaraan UKM :
a.
Pengendalian proses penyelenggaraan upaya
b.
Validasi proses penyelenggaraan upaya
c.
Identifikasi dan mampu telusur
d.
Hak dan kewajiban sasaran
e.
Pemeliharaan barang milik pelanggan (jika ada)
f.
Manajemen resiko dan keselamatan
5.
Pengukurana, analisis, dan penyempurnaan sasaran kinerja
UKM :
a.
Umum
b.
Pemantauan dan pengukuran :
1)
Kepuasan pelanggan
2)
Audit internal
3)
Pemantauan dan pengukuran proses
4)
Pemantauan dan pengukuran hasil layanan
c.
Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai
d.
Analisis data
e.
Peningkatan berkelanjutan
f.
Tindakan korektif
g.
Tindakan Preventif
B.
Pelayanan klinis ( Upaya Kesehatan Perseorangan )
1.
Perencanaan Pelayanan Klinis
2.
Proses yang berhubungan dengan pelanggan
3.
Pembelian/pengadaan barang terkait dengan pelayanan
klinis :
a.
Proses pembelian
b.
Verifikasi barang yang dibeli
c.
Kontrak dengan pihak ketiga
4.
Penyelenggaraan pelayanan klinis
a.
Pengendalian proses pelayanan klinis
b.
Validasi proses pelayanan
c.
Identifikasi dan ketelusuran
d.
Hak dan kewajiban pasien
e.
Pemeliharaan barang milik pelanggan (spesiemen, rekam
,edis, dsb)
f.
Manajemen resiko dan keselamatan pasien
5.
Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien
:
a.
Penilaian indikator kinerja klinis
b.
Pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien
c.
Pelaporan inseden keselamatan pasien
d.
Analisis dan tindak lanjut
e.
Penerapan manajemen resiko
6.
Pengukuran, analisis, dn penyempurnaan :
1)
Umum
2)
Pemantauan dan pengukuran :
a)
Kepuasan pelanggan
b)
Audit Internal
c)
Pemantauan dan pengukuran proses, kinerja
d)
Pemantauan dan pengukuran hasil layanan
3)
Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai
4)
Analisis data
5)
Peningkatan berkelanjutan
6)
Tindakan korektif
7)
Tindakan preventif
VII.
Penutup
Lampiran (jika ada)
E.
BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH PEDOMAN/ PANDUAN
Pedoman / panduan adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-langkah
yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan
kegiatan.
Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan
pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 ( satu ) kegiatan.
Pedoman / panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan Standar
Prosedur Operasional.
Format baku sistematika pedoman / panduan yang lazim digunakan sebagai
berikut :
1.
Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja
Kata pengantar
BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran
Umum Puskesmas
BAB III Visi,
Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas
BAB IV Struktur
Organisasi Puskesmas
BAB V Struktur
Organisasi Unit Kerja
BAB VI Uraian
Jabatan
BAB VII Tata
Hubungan Kerja
BAB VIII Pola
Ketenagaan dan Kualifikasi Personil
BAB IX Kegiatan
Orientasi
BAB X Pertemuan/
Rapat
BAB XI Pelaporan
A.
Laporan Harian
B.
Laporan Bulanan
C.
Laporan Tahunan
2.
Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja
Kata Pengantar
BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
B.
Tujuan Pedoman
C.
Sasaran Pedoman
D. Ruang Lingkup Pelayanan
E.
Batasan Operasional
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A.
Kualifikasi Sumber Daya Manusia
B.
Distribusi Ketenagaan
C.
Jadwal Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat Inap)
BAB III STANDAR FASILITAS
A.
Daerah Ruang
B.
Standar Fasilitas
BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN
A.
Lingkup Kegiatan
B.
Metode
C.
Langkah Kegiatan
BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM
BAB VII KESELAMATAN KERJA
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
BAB IX PENUTUP
3.
Format Panduan Pelayanan Kesehatan
BAB I DEFINISI
BAB II RUANG
LINGKUP
BAB III TATALAKSANA
BAB IV DOKUMENTASI
F.
BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH KERANGKA ACUAN KEGIATAN
Penyusunan kerangka acuan kegiatan mencakup tujuan umum dan khusus yang
merupakan tujuan program. Tujuan umum
adalah tujuan secara garis besar,
sedangkan tujuan khusus merupakan rincian kegiatan-kegiatan yang akan dicapai
dari organisasi. Dalam kerangka acuan harus dijelaskan bagaimana cara
melaksanakan kegiatan agar tujuan tercapai, dengan penjadwalan yang jelas,
evaluasi serta pelaporannya.
Program / kegiatan yang dibuat kerangka acuan antara lain : Program
Pengembangan SDM, Program Peningkatan Mutu Puskesmas dan Keselamatan Pasien,
Program Pencegahan Bencana, Program Pencegahan Kebakaran, Kegiatan pelatihan
triase gawat darurat.
Sistematika atau format kerangka acuan kegiatan disusun sebagai berikut :
1.
Pendahuluan
2.
Latar belakang
3.
Tujuan umum dan tujuan khusus
4.
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
5.
Cara melaksanakan kegiatan
6.
Sasaran
7.
Jadwal pelaksanaan kegiatan
8.
Evaluasi pelaksanaan kegiatan
9.
Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan
Sistematika/
format tersebut diatas adalah minimal, dapat ditambah sesuai kebutuhan, tetapi
tidak diperbolehkan mengurangi. Contoh penambahan : ditambah point untuk
rencana pembiayaan/ anggaran.
Petunjuk
Penulisan
1.
Pendahuluan
Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang
bersifat umum yang masih terkait dengan upaya/ kegiatan.
2.
Latar belakang
Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan
mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga
alasan diperlukan program tersebut lebih kuat.
3.
Tujuan umum dan tujuan khusus
Tujuan ini adalah merupakan tujuan upaya/ kegiatan.
Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah
tujuan secara rinci.
4.
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah
langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan
upaya/ kegiatan tersebut. Oleh karena itu antara tujuan dan kegiatan harus
berkaitan dan sejalan.
5.
Cara melaksanakan kegiatan
Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk
melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara
lain dengan membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit dan lain-lain.
6.
Sasaran
Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan
terukur untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan.
Sasaran upaya/ kegiatan menunjukkan hasil antara yang
diperlukan untuk merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu
memperhatikan beberapa hal sebagai berikut :
Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu :
1.
Specific :sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, bukan cara
pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur yang jelas sehingga
dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik.
2.
Measurable :sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan
pencapaiannya. Akuntabilitas harus ditanamkan ke dalam proses perencanaannya.
Oleh karenanya metodologi untuk mengukur pencapaian sasaran (keberhasilan
upaya/ kegiatan) harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran
tersebut dilaksanakan.
3.
Agressive but Attainable :apabila sasaran harus dijadikan standar keberhasilan, maka sasaran harus
menantang, namun tidak boleh mengandung target yang tidak layak. Umpamanya kita
bisa menetapkan sebagai suatu sasaran “ Pengurangan kematian misalnya akibat TB
akan dapat dicapai pada suatu tingkat tertentu” tetapi meniadakan kematian
merupakan hal yang tidak dapat dipastikan kelayakannya.
4.
Result oriented :sedapat mungkin sasaran harus menspesifikasikan hasil yang ingin dicapai.
Misalnya : mengurangi komplain masyarakat terhadap pelayanan OAT sebesar 50%.
5.
Time bound:sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relative pendek, mulai
dari beberapa minggu sampai beberapa bulan (sebaiknya kurang dari 1 tahun).
Kalau ada upaya/ kegiatan 5 (lima) tahun dibuat sasaran antara. Sasaran akan
lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi dengan proses anggaran apabila
dibuat sesuai dengan batas-batas tahun anggaran di Puskesmas.
Seni di dalam penentuan sasaran adalah menimbulkan tantangan yang dapat
dicapai. Sasaran yang terbaik adalah sasaran yang dapat mendorong peningkatan
kapasitas Puskesmas, namun dalam batas-batas kelayakan. Sasaran yang baik tidak
hanya akan meningkatkan upaya/ kegiatan dan jasa pelayanan yang dihasilkan,
namun juga menumbuhkan kebanggaan dan rasa percaya diri pada para pelaksananya.
Sebaliknya penerapan target kinerja yang mudah dicapai akan melemahkan
motivasinya, membunuh inisiatif dan menghambat daya inovasi pada karyawan.
7.
Jadwal pelaksanaan kegiatan
Jadwal adalah merupakan perencanaan waktu melaksanakan
langkah-langkah pelaksanaan upaya/ kegiatan. Lama waktu tergantung pada rencana
kegiatan upaya/kegiatan tersebut dilaksanakan.
8.
Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah
evaluasi dari jadwal kegiatan. Jadwal kegiatan tersebut akan dievaluasi setiap
berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari evaluasi
diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan maka dapat segera diperbaiki
sehingga tidak mengganggu upaya/ kegiatan secara keseluruhan. Karena itu yang
ditulis di kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama)
evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan.
Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana
membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan
tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah
cara bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat
dan ditujukan kepada siapa.
9.
Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan
Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam
kerangka acuan adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat
dokumentasi kegiatan.
Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan
kurun waktu (kapan) laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan
tersebut harus diserahkan.
Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Upaya/ kegiatan
secara menyuluruh. Jadi yang di tulis di dalam kerangka acuan, bagaimana
melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan.
G. BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah suatu perangkat instruksi/
langkah- langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin
tertentu.
1.
Tujuan Penyusunan SOP
Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan
efisien, efektif, konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu
pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku.
2.
Manfaat SOP
a.
Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas
b.
Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan
c.
Memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan
pekerjaannya.
Contoh :
SOP
Pemberian informasi, SOP Pemasangan infus, SOP Pemindahan pasien dari tempat
tidur ke kereta dorong.
3.
Format SOP
a.
Format SOP dibakukan agar tidak terjadi banyak format
yang digunakan.
b.
Format merupakan format minimal, oleh karena itu format
ini dapat diberi tambahan materi/ kolom misalnya nama penyusun SOP, unit yang
memeriksa SOP. Untuk SOP tindakan agar memudahkan didalam melihat
langkah-langkahnya dengan bagan alir, persiapan alat dan bahan dan lain-lain,
namun tidak boleh mengurangi item-item yang ada di SOP.
c.
Format SOP sebagai berikut :
1)
Kop/Heading SOP
|
JUDUL
|
|
SOP
|
No. Dokumen :
|
No. Revisi :
|
Tanggal Terbit :
|
Halaman :
|
2)
Kotak Legalisasi
UPT PUSKESMAS
...............
|
Tanda Tangan
Kepala UPT Puskesmas ...............
|
Nama Kepala UPT Puskesmas ...............
|
3)
Komponen SOP
1.
Pengertian
|
|
2.
Tujuan
|
|
3.
Kebijakan
|
|
4.
Referensi
|
|
5.
Prosedur
|
|
6.
Diagram Alir (jika dibutuhkan)
|
|
7.
Unit Terkait
|
|
8.
Dokumen Terkait
|
|
9. Rekaman Historis Perubahan
No
|
Yang diubah
|
Isi Perubahan
|
Tanggal Mulai Diberlakukan
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.
Petunjuk Pengisian SOP
a.
Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah Kabupaten ...............,
nama organisasi adalah UPT Puskesmas ................ Logo Puskesmas
sebagaimana tercantum dalam Permenkes Nomor 75 Tahun 2014.
b.
Kotak Heading :
1)
Heading dicetak dalam Header
sehingga selalu muncul pada tiap halaman.
2)
Judul SOP : diberi Judul/ nama SOP sesuai proses kerjanya,
menggunakan font 12 bold
3)
No. dokumen diisi dengan nomor urut SOP garis miring (/)Nama
Pokja garis miring (/) tahun penerbitan, penomoran SOP dibuat oleh sekretariat
umum akreditasi UPT Puskesmas ................
4)
No. Revisi :
diisi dengan status revisi, diisi menggunakan angka, untuk dokumen baru diberi
nomor 00, sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor 01, revisi kedua diberi
nomor 02, dan seterusnya.
5)
Halaman : diisi
nomor halaman dengan mencatumkan juga total halaman untuk SOP tersebut (Contoh
: halaman pertama :1/5, halaman kedua : 2/5, halaman terakhir : 5/5.
6)
Penamaan : istilah yang digunakan di UPT Puskesmas ...............
adalah Standar Operasional Prosedur (SOP).
7)
Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya
atau tanggal diberlakukannya SOP tersebut.
c.
Kotak Legalisasi
Kotak legalisasi hanya dicetak pada halaman pertama, terdiri dari 3 (tiga)
kolom, yaitu
1)
KolomNama Puskesmas diberi nama UPT Puskesmas ...............
menggunakan font 10.
2)
Kolom tanda tangan Kepala Puskesmas
3)
Kolom Nama Kepala Puskesmas diisi nama lengkap beserta
gelarnya beserta Nomor Induk Pegawai (NIP) menggunakan font 10.
d.
Isi SOP
Isi SOP ditulis menggunakan font 10, adalah sebagai berikut :
1)
Pengertian : berisi
penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau
menyebabkan salah pengertian/ menimbulkan multi persepsi.
2)
Tujuan : berisi
tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata Kunci : “sebagai acuan penerapan
langkah-langkah untuk…..”
3)
Kebijakan : berisi
kebijakan Kepala Puskesmas yang menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut.
Dicantumkan kebijakan yang mendasari SOP tersebut, contoh untuk SOP imunisasi
pada bayi, pada kebijakan yang dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas No…………………
tentang Pelayanan Imunisasi.
4)
Referensi :
berisikan dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa berbentuk buku,
peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka.
5)
Prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang
menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.
6)
Unit terkait :
berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja
tersebut.
Dari keenam point
SOP sebagaimana diuraikan diatas, dapat ditambahkan antara lain :
7)
Diagram Alir/ bagan alir (Flow Chart)
Di dalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkah-langkah
kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/ bagan alir untuk memudahkan dalam
pemahaman langkah-langkahnya. Diagram alir ditulis menggunakan Font : bookman old style ukuran huruf 8 atau 9 (menyesuaikan kebutuhan).Adapun
bagan alir secara garis besar dibagi menjadi menjadi dua macam, yaitu diagram
alir makro dan diagram alir mikro.
a)
Diagram alir makro/ Macro
Flow Chart, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses
yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu symbol.
Bentuk balok:
b)
Diagram alir mikro/ Micro
Flow Chart, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram
makro, bentuk simbol :
(1)
Awal Kegiatan :
(2) Akhir kegiatan :
(3)
Keputusan :
Ya
Tidak
(4)
Pengubung :
(5)
Dokumen :
(6)
Arsip :
8)
Dokumen Terkait : berisi nama-nama dokumen yang ada
kaitannya dengan SOP tersebut.
9)
Rekaman historis perubahan : berisi riwayat jika
dilakukan revisi SOP.
e.
Kaki (Footer)
Berisi
informasi tentang pengguna dokumen, pengendalian dokumen dan nama UPT Puskesmas
............... selaku penerbit dokumen.
f.
Tata Cara Pengelolaan SOP
1)
SOP dikelola oleh sekretariat akreditasi Puskesmas.
2)
Setiap pokja menyerahkan SOP yang sudah dibuatuntuk
dibuat penomoran, tanda tangan kepala puskesmas dan stempel puskesmas. Kemudian
dibubuhkan stempel “ASLI” dan diperbanyak (foto copy). Foto copy distempel
“TERKENDALI” dan didistribusikan ke unit masing-masing dan diarsipkan di unit
masing-masing.
3)
Pengelola SOP harus mempunyai arsip seluruh SOP ASLI
Puskesmas.
Ditetapkan di :
...............
Pada tanggal :
KEPALA UPT PUSKESMAS ...............,
