KERANGKA ACUAN CARA MENDAPATKAN UMPAN BALIK, PEMBAHASAN DAN TINDAK LANJUT TERHADAP UMPAN BALIK MASYARAKAT

KOP DINAS

KERANGKA ACUAN CARA MENDAPATKAN UMPAN BALIK, PEMBAHASAN DAN TINDAK LANJUT TERHADAP UMPAN BALIK MASYARAKAT

A.PENDAHULUAN

Tata cara mendapatkan umpan balik, pembahasan dan tindak lanjut terhadap umpan balik adalah mekanisme penerimaan keluhan dan umpan balik pelanggan terkait pelayanan di Puskesmas.untuk mendapat umpan balik ,pembahasan dan tindak lanjut terhadap umpan balik masyarakat adalah dengan cara pengumpulan informasi dalam rangka mengetahui harapan masyarakat terhadap pelayanan Puskesmas. Cara yang dilakukan untuk mengumpulkan informasi umpan balik masyarakat adalah melalui kueisioner yang dibagikan ke masyarakat,SMD,MMD,minilokarrya lintas sektoral.

Pembicaraan umpan balik pembahasan dan tindak lanjut  terhadap masyarakat dilaksanakan oleh coordinator UKM yang ditunjukoleh kepala Puskesmas Untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dan sasaran kegiatan diperlukan umpan balik dari masyarakat dan sasaran kegiatan untuk melakukan penyesuaian dan perbaikan –perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan –kegiatan upaya Puskesmas. Umpan balik dapat diperoleh melalui pembahasan atau pertemuan konsultatif dengan tokoh masyarakat,kelompok masyarakat atau individu yang merupakansasaran program melalui forum-forum yang ada.

B.TUJUAN

Sebagai pedoman dalam melaksanakan pengumpulan informasi harapan pelanggan dan tindak lanjut terhadap umpan balik masyarakat tentang kepuasan dan mutu pelayanan.

C.TUJUAN KHUSUS

Sebagai pedoman dalam pelaksanaan cara mendapatkan umpan balik, pembahasan .

Informasi keluhan dan umpan balik  masyarakat diterima dan dikelola dengan baik  guna perbaikan pelayanan Puskesmas.

     D.KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

a. Melalui Tatap muka denga pelanggan

1.Petugas memperkenalkan diri

2.Petugas menanyakan identitas pelanggan,dan mempersilahkan pelanggan menyampaikan keluhan.

3.Petugs mendengarkandan berusaha mengerti apa yang sedang dikeluhka oleh pelanggan.

4.Petugas merespon keluhan dan umpan balik pelanggan dengan cara yang bersahabat.

5.Petugas mencari akar permasalahan dan menyelesaikan permasalahan disertai penjelasan kepada pelanggan untuk masalah yang langsung dapat diselesaikan.

6.Petugas menampung informasi keluhan pelanggan untuk dibahas ditingkat pimpinan,bagi masalah yang tidak dapat diselesaikan dengan memberikan penjelasan kepada pelanggan.

7.Petugas melakukan pembahasan ditingkat pimpinan.

8.Petugas menyusun rencana perbaikan

9.Petugas melakukan upaya perbaikan

10.Petugas mendokumentasikan semua hasil kegiatan.

b. Melalui Pembagian kueisioner.

1.Petugas memperkenlkan diri

2.Menjelaskan mahsud dan tujuan

3.Membagikan kueisioner

4.Menjelaskantata cara pengisian kueisioner

5.Mengumpulkan kueisioner yang telah diisi oleh pelanggan

6.Petugas melakukan pembahasan ditingkat pimpinan.

7.Petugas menyusun rencana perbaikan.

8.Petugas melakukan upaya perbaikan.

9.Petugas mendokumentasikan semua hasil kegiatan.

E.SASARAN

Sasaran umpan balik ini berasal dari Masyarakat yang berasal dari  wilayah kerja UPT Puskesmas .................

F. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

No.	KEGIATAN	WAKTU	KETERANGAN
1	SMD	Maret,Oktober
2	MMD	Maret,oktober
3	MINILOKAKARYA LINTAS SEKTORAL	Maret,juli,oktober,Des
4	PEMBAGIAN KUISIONER	Maret

G. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN

Kegiatan sudah dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan

Kegiatan ini berjalan denga lancer serta ada respon yang baik dari masyarakat atau sasaran.

H .PENCATATAN

Hasil kegiatan akan dijadikan sebuah laporan dan menjadi bahan acuan kegiatan UKM di Puskesmas ..................

Kepala UPT Puskesmas .................       ..................................

.................,             2017 Penanggung jawab UKM        ..........................

COVER 41 UPAYA KESEHATAN MASYARAKAT YANG BERORIENTASI SASARAN (UKMBS)

KOP DINAS

BAB IV

UPAYA KESEHATAN MASYARAKAT YANG

BERORIENTASI SASARAN (UKMBS)

4.1 Kebutuhan akan Upaya Kesehatan Masyarakat Dianalisis

KRITERIA 4.1.1 Pimpinan Puskesmas dan Penanggung jawab UKM Puskesmas menetapkan jenis-jenis kegiatan UKM Puskesmas yang disusun berdasarkan analisis kebutuhan serta harapan masyarakat yang dituangkan dalam rencana kegiatan program.
4.1.1.1	SOP identifikasi kebutuhan dan harapan masyarakat/ sasaran terhadap kegiatan UKM.
4.1.1.2	Kerangka acuan, metode, instrumen analisis kebutuhan masyarakat/sasaran kegiatan UKM.
4.1.1.3	Catatan hasil analisis dan identifikasi kegiatan UKM dan rencana kegiatan UKM.
4.1.1.4	Rencana kegiatan UKM yang ditetapkan oleh kepala Puskesmas
4.1.1.5	Bukti pelaksanaan sosialisasi kegiatan kepada masyarakat, kelompok masyarakat, dan sasaran.
4.1.1.6	SOP koordinasi dan komunikasi lintas program dan lintas sector.
4.1.1.7	Rencana kegiatan untuk tiap-tiap UKM.

SOP KOMUNIKASI DAN KORDINASI LINTAS PROGRAM ,LINTAS SEKTORAL UNTUK MENYAMPAIKAN KEGIATAN –KEGIATAN UKM

	KOMUNIKASI DAN KORDINASI LINTAS PROGRAM ,LINTAS SEKTORAL UNTUK MENYAMPAIKAN KEGIATAN –KEGIATAN UKM.
	SOP	No. Dokumen  :
		No. Revisi        :
		Tanggal Terbit :
		Halaman           :
UPT PUSKESMAS ...............

1. Pengertian	·      Komunikasi dengan lintas program adalah : komunikasi antar petugas pengelola program yang ada di Puskesmas, baik didalam gedung Puskesmas, maupun diluar gedung puskesmas, secara kelompok maupun secara perseorangan ·      Komunikasi dengan lintas sector adalah : komunikasi antara petugas pengelola program yang ada di Puskesmas, maupun diluar gedung Puskesmas, secara kelompok maupun secara perorangan. ·      Komunikasi adalah : pemberian informasi secara langsung/bertatap muka dengan pelanggan berupa pemberian informasi/penyuluhan, konseling, baik secara kelompok maupun secara individu kepada pelanggan program. ·      Pelanggan program adalah : UKP ; masyarakat wilayah kerja Puskesmas ............... maupun masyarakat diluar wilayah kerja Puskesmas ............... yang berkunjung ke Puskesmas ................ UKM : masyarakat wilayah kerja Puskesmas ...............
2. Tujuan	Sebagai panduan didalam melakukan koordinasi dan komunikasi dengan Lintas Program dan Lintas Sektor.
3. Kebijakan	SK Kepala Puskesmas No.                     Tahun              tentang Koordinasi dan Komunikasi Lintas Program dan Lintas Sektor
4. Referensi	Mengukur Kepuasan Pelanggan, Ricard F. Gerson, Pd. D. 2001.
5. Prosedur / Langkah-Langkah	A.   Komunikasi dengan Kelompok 1.   Penanggungjawab UKM dan pelaksana program UKM Puskesmas membuat rencana kegiatan Komunikasi dengan pelanggan secara kelompok, 2.   Penanggungjawab UKM dan Pelaksana Program UKM Puskesmas menetapkan kelompok sasaran dari kegiatan komunikasi, 3.   Penanggungjawab UKM dan Pelaksana program UKM Puskesmas menyusun materi komunikasi kelompok, 4.   Satu minggu sebelum pelaksaan komunikasi dengan pelanggan, pelaksana pemberi komunikasi menyiapkan materi yang akan diberikan, 5.   Satu minggu sebelum pelaksanaan komunikasi dengan pelanggan pelaksana pemberi komunikasi menyiapkan keperluan administrasi seperti surat undangan, presensi atau daftar hadir, dan lain-lain yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan komunikasi, 6.   Pelaksana pemberi komunikasi ( komunikan ) menyapa pelanggan ( komunite ), dan memberi salam secara terbuka dan sopan, 7.   Pelaksana pemberi komunikasi mempersilahkan komunite mengisi adminstrasi yang disiapkan bila perlu, 8.   Pelaksana menanyakan informasi tentang kebutuhan, harapan, serta keadaan pelanggan, 9.   Pelaksana pemberi komunikasi menyampaikan materi komunikasi, 10.   Pada akhir pemberi materi menyimpulkan dan menutup pertemuan, 11.   Pelaksana komunikasi/komunikan mencatat hasil komunikasi kedalam administrasi yang dipersiapkan pada buku kegiatan individu dan pada status pelanggan, 12.   Pelaksana komunikasi merapikan administrasi dan sarana yang digunakan B.   Komunikasi dengan individu. Dilaksanakan bersamaan dengan pelayanan.
6. Bagan alir (jika dibutuhkan)
7.Hal-hal yang perlu diperhatikan
8. Unit Terkait	·         Penanggungjawab UKM ·         Pelaksana Program
9. Dokumen terkait.
10. Rekaman historis perubahan

4114 KERANGKA ACUAN PENYELENGGARAAN KEGIATAN UPAYA KESEHATAN MASYARAKAT (UKM)

4114 KERANGKA ACUAN PENYELENGGARAAN

KEGIATAN UPAYA KESEHATAN MASYARAKAT (UKM)

A. Pendahuluan

Sesuai dengan yang tersebut di dalam Sistem Kesehatan Nasional (SKN – 2004) bahwa Puskesmas merupakan unit pelaksana pelayanan kesehatan yang bertanggung jawab terhadap pembangunan kesehatan di wilayah kerjanya.  
Puskesmas berperan menyelenggarakan upaya kesehatan untuk meningkatkan kesadaran, kemampuan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap penduduk agar memperoleh derajat kesehatan yang optimal. Dengan demikian Puskesmas berfungsi tidak hanya sebagai pusat pelayanan kesehatan strata pertama, tetapi juga sebagai pusat penggerak pembangunan berwawasan kesehatan serta pusat pemberdayaan masyarakat dan keluarga.

Upaya kesehatan yang diselenggarakan oleh puskesmas terdiri dari Upaya Kesehatan Perorangan (UKP) dan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM). Dimana UKM terdiri dari Upaya Kesehatan Esensial dan Upaya Kesehatan Pengembangan.

Dalam melaksanakan kegiatannya Puskesmas mengacu pada 4 azas penyelenggaraan yaitu wilayah kerja, pemberdayaan masyarakat, keterpaduan dan rujukan.

B. Latar Belakang.

Puskesmas mempunyai kewenangan untuk melakukan pengelolaan program kegiatannya, untuk itu perlu didukung kemampuan manajemen yang baik. Manajemen Puskesmas merupakan suatu rangkaian kegiatan yang bekerja secara sinergik yang meliputi perencanaan, penggerakan pelaksanaan serta pengendalian, pengawasan dan penilaian.

Penyelenggaraan program kesehatan memerlukan dukungan lintas program terkait. Agar pelaksanaan kegiatan UKM dapat berjalan sesuai dengan semestinya, maka pembinaan oleh Kepala Puskesmas dan Penanggung Jawab UKM harus dilaksanakan secara berkala agar pelaksana kegiatan UKM dapat melaksanakan kegiatan dengan tepat sasaran, metode, pelaporan sehingga hasil kegiatan UKM berkualitas. Pembinaan oleh Kepala Puskesmas dan Penanggung Jawab UKM dilakukan secara berkala :

1.     Pertemuan UKM, merupakan sarana bagi Penanggung Jawab UKM dan Pelaksana UKM untuk membahas hasil capaian kegiatan UKM dan mengidentifikasi faktor-faktor penghambat baik internal maupun eksternal, bagi kegiatan UKM yang tidak mencapai target, dan mencari alternatif solusi sebagai pemecahan masalah.

2.     Lokakarya bulanan, merupakan sarana diskusi forum untuk membahas hasil pertemuan UKM sebagai bentuk evaluasi sebagai acuan untuk merumuskan atau mengusulkan kegiatan selanjutnya agar target kegiatan UKM yang telah ditetapkan oleh Kepala Puskesmas dapat tercapai.

C. TUJUAN

a       Tujuan Umum :

Terselenggaranya  kegiatan UKM di UPT Puskesmas .......... sesuai  target dan berkualitas serta menjadi acuan untuk perencanaan kegiatan UKM di periode berikutnya.

b      Tujuan Khusus :

a)     Tersusunya kerangka Penyelenggaraan UKM pada masing masing program di UPT Puskesmas .......... .

b)     Agar penyelenggaraan UKM di UPT Puskesmas .......... dapat direncanakan, di monitoring dievaluasi dan terlaporkan dengan baik.

D. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

a             Pertemuan UKM

a)     Teridentifikasinya kebutuhan dan harapan masyarakat di  UPT Puskesmas ..........

b)     Teridentifikasinya masalah/hambatan pelaksanaan UKM

c)      Rencana usulan kegiatan masing-masing program

d)     Terbentuknya rencana pelaksanaan kegiatan

e)      Tersusunya rencana monitoring dan jadwal monitoring

f)       Tersusunya kegiatan evaluasi dan jadwal evaluasi

g)     Tersusunya laporan evaluasi pelaksanaan UKM pada Masing masing Program

E. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

1.  Kepala Puskesmas Dan PJ UKM merencanakan pertemuan UKM Untuk membahas

a.     Kegiatan survey identifikasi kebutuhan dan harapan masyarakat di UPT Puskesmas ..........

b.     Pembahasan/ identifikasi masalah/hambatan pelaksanaan UKM

2.  Kepala Puskesmas Dan PJ UKM merencanakan pertemuan untuk membahas

a.     Rencana usulan kegiatan masing-masing program

b.     Terbentuknya rencana pelaksanaan kegiatan

3.  Kepala Puskesmas Dan PJ UKM merencanakan pertemuan untuk membahas

a.     Rencana monitoring dan jadwal pelaksanaan monitoring

b.     Rencana evaluasi program dan jadwal evaluasi

4.  Kepala Puskesmas Dan PJ UKM merencanakan pertemuan untuk membahas

a.     Rencana pencatatan pelaporan dan evaluasi kegiatan

F. SASARAN

Penyelenggaraan  kegiatan UKM dipimpin  oleh penanggung jawab UKM dan dilaksanakan oleh Koordinator masing masing UKM  dan pelaksana kegiatan masing masing UKM, yang terdiri dari :

a       UPAYA KESEHATAN ESENSIAL :

a)     Program Promkes

b)     Program Kesehatan Lingkungan

c)      Program  KIA dan KB

d)     Program Gizi

e)      Program P2P : Imunisasi, Kesehatan Haji, Malaria, TB/Kusta, IMS/HIV, Penyakit Tidak Menular (PTM), Surveilans, DBD, ISPA, Diare, TGC Bencana.

b       UPAYA KESEHATAN PENGEMBANGAN

a)     Program kesehatan USILA

b)     Kesehatan jiwa masyarakat

c)      Usaha kesehatan kerja

G. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

H. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN

Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan kegiatan UKM dilakukan secara berkala yaitu pada bulan mei, agustus dan desember dalam kegiatan minilokakarya lintas sector sekaligus kegiatan koordinasi dan sinkronisasi kegiatan dengan sector terkait

I.  PENCATATAN PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN

Pencatatan pelaporan dan evaluasi kegiatan dilakukan secara berkala dari pelaksana kepada PJ UKM, dari PJ UKM kepada Kepala Puskesmas Maupun dari kepala Puskesmas Kepada Dinas kesehatan Kabupaten ..........

Kepala

UPT Puskesmas ..........

..................