KOP
DINAS
KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS .................
NOMOR :
A/II/SK/41/I/201
TENTANG
PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS
PADA UPT
PUSKESMAS ................. KAB. .................
KEPALA UPT PUSKESMAS .................,
Menimbang
|
:
|
a.
bahwa pentingnya sistem
pengendalian dokumen agar memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan
pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya;
b.
bahwa sebagai
pedoman didalam pengelolaan dokumen di Puskesmas, baik dokumen yang bertalian
dengan dokumen administrasi Puskesmas maupun dokumen akreditasi Puskesmas;
c.
bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana huruf
a dan b, perlu menetapkan Keputusan Kepala UPT Puskesmas .................
tentang Pengendalian Dokumen Puskesmas pada UPT Puskesmas .................,
Kabupaten .................;
|
Mengingat
|
:
|
1.
Undang-Undang
No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan;
2.
Peraturan
pemerintah Nomor 8 tahun 2003 tentang pedoman organisasi perangkat daerah (
Lembaran Negara Tahun 2003 nomor 14, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4262;
3.
Peraturan
pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan
Pemerintahan antara Pemerintah Daerah Propinsi an Pemerintah Daerah Kabupaten
/ Kota;
4.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014
tentang Puskesmas;
5.
Kepmenkes Nomor: 269/
Menkes/ Per / III/ 2008, Tentang Rekam
Medik;
6.
Peraturan Bupati .................
No 41 Tahun 2011 Tentang tata naskah dinas dilingkungan Pemerintah Kabupaten .................;
|
Memperhatikan
|
1.
Manajemen Kearsipan,
Alamsyah, Gramedia Pustaka Utama,1995;
2.
Sistem kearsipan, Manajemen Perkantorkan,
Depkes.RI.2009;
|
|
MEMUTUSKAN
|
||
Menetapkan
KESATU
|
:
:
|
KEPUTUSAN
KEPALA UPT PUSKESMAS ................. TENTANG PENGENDALIAN DOKUMEN PADA UPT PUSKESMAS ................. KAB. .................
Kebijakan
1.
Pengendalian dokumen
Puskesmas ................. dengan
sistem pengelolaan dokumen/ surat menyurat, yang meliputi sistem
penomoran maupun penyimpanan dokumen Puskesmas, baik dokumen perkantoran
maupun dokumen akreditasi Puskesmas.
2.
Dokumen Internal
adalah: Kebijakan/ SK Kepala Puskesmas, Pedoman, Panduan, Kerangka Acuan dan
SOP.
3.
Dokumen ekternal
adalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan, kebijakan yang merupakan acuan/ referensi di dalam
penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas,
4.
Dokumen/ arsip aktif
: dokumen yang frekuensi pemakaian
masih tinggi/ masih dipakai didalam kegiatan, dan masih disimpan diunit- unit
pelayanan,
5.
Dokumen/ arsip inaktif
: dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah rendah/ sudah tidak dipakai,
untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah mati atau sudah pindah.
6.
Master dokumen :
dokumen akreditasi yang telah lengkap/ telah dinomori, disyahkan dan
ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap Puskesmas.
7. Dokumen Rekaman : bukti-
bukti dari hasil kegiatan yang telah dilakukan bisa berupa notulen , foto
kegiatan, materi, daftar hadir, dll.
|
KEDUA
|
:
|
Pengendalian
dokumen akreditasi pada UPT Puskesmas ................. wajib mentaati system pengendalian dokumen yang telah ditetapkan
didalam Standart Operasional Prosedur Pengendalian Dokumen.
|
KETIGA
|
:
|
Pengendalian dokumen
dengan menerapkan hal- hal sebagai berikut:
A.
Singkatan
1.
Surat Keputusan : SK
2.
Pedoman : PED
3.
Panduan : PAN
4.
Kerangka Acuan : KAK
5.
Standar Operasional
Prosedur : SOP
6.
Daftar tilik : DT
7.
Rekaman : REK
8.
Dokumen Eksternal : DE
B.
Pengkodean dokumen
kelompok pelayanan:
1.
Admen Kode : A
2.
UKM Kode : B
3.
UKP
Kode : C
4.
Standar Operasional
Prosedur/ Daftar Tilik Kode : D
5.
BAB dalam akreditasi
Kode 1 – 9
C.
Sistem Penomoran
1.
Penomoran surat masuk
dan keluar atau dokumen perkantoran sesuai dengan peraturan daerah Kabupaten .................
yang berlaku ( Peraturan Bupati ................. No 41 Tahun 2011 Tentang
Tata Naskah Dinas dilingkungan Pemerintah Kabupaten ................. ).
2.
Penomoran dokumen
akreditasi diurutkan sesuai dengan pengkodean dan singkatan :
1)
Surat Keputusan :
Kode.No urut Dokumen/ Singkatan Dokumen/
Bulan / Tahun
2)
Pedoman/ Panduan
Kode.No urut Dokumen/ Singkatan Dokumen/
Bulan / Tahun
3)
Kerangka Acuan
Kode.No urut Dokumen/ Singkatan Dokumen.
Kode BAB/ Bulan / Tahun
4)
Standar Operasional
Prosedur/ Daftar Tilik
Kode.No urut Dokumen/ Singkatan Dokumen.
Kode BAB/ Bulan / Tahun.
5)
Dokumen Eksternal
No urut Dokumen/ Singkatan Dokumen/ Bulan dicatat/
Tahun dicatat
3.
Contoh : SK : Kode Pokja/BAB/ Singkatan Dokumen/ Bulan / Tahun (No: A/01/ SK/ I / 2016)
D.
Penyimpanan Dokumen/
arsip.
1.
Dokumen internal dan
eksternal disimpan oleh unit administrasi dan manajemen (admen) yang
merupakan dokumen asli yang distempel TERKENDALI. Sedangkan masing-masing
kelompok pelayanan dan program menyimpan duplikat dokumen yang distempel
TIDAK TERKENDALI.
2.
Dokumen rekaman
disimpan masing-masing pelaksana kegiatan, yang merupakan dokumen TIDAK
TERKENDALI
3.
Dokumen rekam
medik inaktif wajib disimpan sekurang-
kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal, atau
pindah tempat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam klinis dapat dimusnahkan, kecuali
persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10
tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya,
4.
Sistem penyimpanan
resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal
dua tahun .
5.
Penyimpanan dokumen
akreditasi disimpan dimasing- masing kelompok pelayanan, sedangkan di
administrasi dan manajemen (admen) menyimpan master dokumen semua kelompok
pelayanan dan program.
|
KEEMPAT
|
:
|
Keputusan ini
berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila dikemudian hari terdapat
kekeliruan dalam penetapannya, maka akan diadakan pembetulan sebagaimana
mestinya
|
Ditetapkan di : .................
Pada tanggal : 04
Januari 2017
KEPALA UPT PUSKESMAS .................
dr. ...............
